Thu tuc checkout la gi

Trong nghề khach san, check-in, check-out là những thuật ngữ được dùng rất phổ quát. Vậy bạn có biết Check-in là gì? Check-out là gì? Hãy cùng tôi nghiên cứu điều này.

► Thủ tục Check-in là gì?

Check-in là quy trình thực hành việc đăng ký, công nhận để khách được tạm trú trong hotel. Việc làm check-in này được thực hành tại quầy tiếp tân hotel.

► Thủ tục Check-out là gì?

Check-out là quy trình thực hành việc tính sổ, công nhận để khách trả phòng và rời khach san. Đây cũng là phần việc làm thuộc nhiệm vụ của người làm thuê tiếp tân hotel.

► Những điều cần biết về check-in

♦ Quy trình check-in

Chào đón khách và kết nạp thông tin kiến thức từ thực khách.

Xác định khách đã đặt phòng trước hay chưa, phụ thuộc vào đề xuất của khách và tình hình thực tiễn mà xếp đặt phòng cho hợp lý.

Thông tin cho phòng ban liên can trang bị phòng cho khách và công nhận về tình trạng phòng.

Công nhận nguồn tin về giá phòng, loại phòng, số ngày tạm cư, phương thức tính sổ (trả trước hoặc trả sau), các dịch vụ kèm theo, các dịch vụ đặc biệt, các chương trình khuyến mãi của khach san.

Xin nguồn tin cá nhân, mượn hồ sơ tùy thân làm thủ tục nhận phòng cho khách, mời khách ký công nhận đặt phòng.

Cung ứng cho khách các thông tin kiến thức về các tour du lịch, nơi du lịch, giá vé…

Hỏi khách có đề nghị đặc biệt gì không.

Giao chìa khóa phòng cho khách.

Chúc khách có kỳ nghỉ vui vẻ và thông tin phòng ban hành lý dẫn khách lên phòng.

 Hoàn thành việc cập nhật giấy tờ của khách vào hệ thống

♦ Một vài chú ý dành cho nhân sự tiếp tân khi giao du đối với khách trong quá trình check-in

Người làm tiếp tân cần phải thông hiểu về đặc trưng tâm lý từng loại khách, từng nhà nước mà có cách đối xử cho thích hợp đối với văn hóa của khách.

Quần áo phải gọn ghẽ, sạch sẽ.

Chủ động chào đón khách, cư xử nhã nhặn, lịch sự và luôn nở nụ cười thân thiện.

Đối xử đồng đẳng đối với toàn bộ các đối tượng khách.

Luôn dùng tên khách cùng đối với đại từ xưng hô trong quá trình tiếp đón.

Nhân tiện hiện sự thành tâm và nồng nhiệt trợ giúp khách.

Xin lỗi khách nếu buộc khách phải đợi lâu.

Tuyệt đối không được cáu gắt, tranh luận hay tỏ thái độ tờ ơ đối với khách.

► Những điều cần biết về check-out

♦ Quy trình check-out cho khách lẻ

Chào hỏi khách và hỏi khách có ưng ý khi tạm cư tại hotel không?

Hỏi số phòng và báo cho phòng ban buồng phòng đánh giá phòng và minibar

Kiểm tra trên hệ thống khách có mượn/thuê đồ vận dụng của khach san không, nếu có thì đề xuất khách trả lại.

Đánh giá trên hệ thống khách đã vận dụng những dịch vụ trả phí tổn nào và công nhận lại đối với khách.

Nhận thông tin của phòng ban buồng về tình trạng phòng, những món uống khách đã áp dụng trong minibar và công nhận lại đối với khách.

Lập giấy tính tiền tính sổ và chuyển cho khách đánh giá lại.

Thông tin số tiền chung cục khách phải tính sổ.

Thực hành việc tính sổ. Nếu doanh nghiệp tính sổ thì đề nghị khách ký công nhận vào phiếu tính tiền và lưu lại giấy tính tiền để thực hành thủ tục tính sổ đối với đơn vị. Nếu khách thực hành việc tính sổ bằng voucher thì đối chiếu đối với khoản nào được tính sổ bằng voucher, khoản nào phải chi trả tiền; đính kèm voucher vào phiếu tính tiền để làm căn cứ tính sổ.

Nếu khách tính sổ trực tiếp thì đóng dấu “Đã tính sổ” vào giấy tính tiền và đưa cho khách.

Nhận lại chìa khóa phòng và trả lại giấy má tùy thân, đồ khách đã gửi, thư, bưu kiện (nếu có).

Giao cho khách phiếu Check-out card để chuyển cho nhân sự hành lý tải hành lý ra xe.

Giúp khách tìm công cụ vận chuyển nếu khách cần.

Giã từ khách, chúc khách xuất phát may mắn và hứa gặp lại.

Quy trình check-out cho khách đoàn

Hành trang sẵn danh sách khách đoàn

Chào đón khách và công nhận phương pháp tính sổ của đoàn: chung cả đoàn hoặc riêng từng phòng.

Thông tin đối với phòng ban buồng đánh giá tình trạng phòng.

Công nhận các dịch vụ khách đoàn đã áp dụng trong quá trình tạm trú.

Lập phiếu tính tiền tính sổ.

Đề nghị đoàn trưởng hoặc đại diện từng phòng đánh giá lại.

Thực hành việc tính sổ: giấy tính tiền đã được tính sổ xong thì đưa lại cho khách, còn nếu phiếu tính tiền được doanh nghiệp tính sổ thì đề xuất khách ký công nhận, lưu lại để tính sổ đối với tổ chức.

Nhận lại chìa khóa phòng và trả lại hồ sơ tùy thân, đồ khách gửi, thư, bưu kiện (nếu có).

Tham khảo quan điểm của khách về dịch vụ hotel.

Giao cho khách Check-out card để Bellman chuyển hành lý ra xe cho khách.

Giúp khách tìm dụng cụ vận chuyển nếu khách có nhu cầu.

Giã biệt khách, chúc khách xuất hành may mắn và hứa hẹn gặp lại.

♦ Những việc làm người làm thuê tiếp tân cần thực hành sau khi khách trả phòng

Cập nhật lại tình trạng phòng vào hệ thống.

Tiến hành lưu giấy tờ người mua hàng.

Chuyển giấy tờ tính sổ của khách cho phòng ban kế toán của khach san

Bạn có biết những công việc này là do bộ phận nào, thuộc vị trí nào nào đảm nhiệm không? Đó chính là bộ phận tiền sảnh. Bạn có thể tham khảo thêm về quản trị tiền sảnh tại đây, để hiểu thêm về cách phân công công việc cho các bộ phận dưới.